Stappenplan introductie digitaal werken bij toezicht en handhaving

Stappenplan voor een succesvolle introductie van iPads bij handhavingsorganisaties

De afgelopen jaren introduceerde Digitale Checklisten bij meer dan 40 organisaties het gebruik van
tablets voor het uitvoeren van controles en audits. Op basis van een aantal belangrijke succesfactoren zorgen wij voor een efficiënte implementatie van digitaal werken. Onderstaande blog geeft een stappenplan die wij als richtlijn gebruiken bij de introductie van deze nieuwe werkwijze.

1. Projectmatig werken

Pak de introductie van handhaving met tablets projectmatig aan. En niet zomaar een project. Het gaat om innovatie. Maak dat duidelijk. Het project benoemen als pilot neemt al aardig wat bezwaren weg bij het introduceren van deze verandering.

Een goed project heeft een opdrachtgever, een projectleider en projectdeelnemers. Maak een reële planning met duidelijke termijnen. Leg heldere afspraken vast en benoem taakeigenaren. Baken je project goed af. Wat gaan we doen, maar vooral ook wat we dus niet doen. Neem alles op in een projectplan en communiceer plan, aanpak, afspraken en planning met betrokkenen.

2. Looptijd

Geef de pilot een duidelijke start- en einddatum. Laat de pilot niet te lang duren. Je wilt binnen een redelijke termijn helderheid over het resultaat en inzicht in de mogelijkheden. Alle projecten die ik op deze manier heb aangepakt hadden een looptijd van 4 tot 5 maanden verdeeld over 3 fases.

Een maand voorbereiding van de pilot, tablets bestellen, projectplan invullen en het projectteam samenstellen en starten met training van vaardigheden. Vergis je hier niet in. Deze fase in een maand volbrengen is pittig en je komt flink wat vertragende factoren tegen. Wanneer verandering vorm krijgt komt de weerstand ook.

De tweede fase is de fase waarin de deelnemers met de tablets werken. Neem hier 3 tot 4 maanden voor waarin alle deelnemers wekelijks controles met de iPad uitvoeren.

In de 3e fase volgt de evaluatie en terugkoppeling van het project. Deze laatste fase is belangrijk voor de pilot en het vervolg. Wat ging goed ging en wat niet en hoe verbeter je dat in de toekomst? Leg de evaluatie schriftelijk vast, bespreek dit met projectdeelnemers en neem het uitdrukkelijk mee in het vervolg.

3. Deelnemers

Een vernieuwing van de werkwijze gaat niet lukken zonder draagvlak. Zorg daarom voor een representatief aantal toezichthouders. Voor het 'juiste' aantal ga ik uit van ongeveer 10 tot 15% van het totaal aantal toezichthouders. Met de aantekening dat 1 gebruiker beter is dan geen. Meer dan 50% of ‘iedereen’ mee laten doen gaat voorbij aan het doel van een pilot en is vragen om problemen. Wil je toch versneld meerdere personen laten deelnemen kies er dan voor om gedurende de pilot meer mensen te laten deelnemen. Deze stap zet  je natuurlijk alleen wanneer de eerste fase van de pilot succesvol is.

4. Communicatie

Vernieuwing valt of staat met goede communicatie. Neem de wijze van communicatie op in je projectplan. Maak heldere afspraken en leg deze schriftelijk vast. Spreek je verwachtingen uit en maak ook duidelijk wat niet tot het project hoort. Benoem eigenaarschap van acties en geef elke actie een einddatum. Zorg er met andere woorden voor dat alles vast ligt en met alle betrokkenen is besproken.

Veranderingen vragen om openheid, feedback en vertrouwen. Zorg hiervoor tijdens de pilot. Zowel binnen het projectteam als naar de 'volgers' van het project, bijvoorbeeld andere collega's, managers of de wethouder.

Vergeet vooral niet de meest onderschatte techniek voor succesvol projectmanagement: maak het leuk! Nieuwe vaardigheden leren kan heel leuk zijn. En wat is het allerleukste op een tablet? Spelletjes spelen, films kijken, muziek luisteren, twitteren, chatten en skypen. Probeer het eens en laat je verrassen door de overtuigingskracht van (werk)plezier.

5. Commitment

Geen project slaagt zonder commitment van projectdeelnemers. Als eerste natuurlijk van de opdrachtgever. Een helder projectplan verwoordt de opdracht. Vrijmaken van tijd en budget toont aan dat de opdrachtgever het echt wil. Maak ook afspraken over een vervolg bij een succesvolle pilot.

De projectleden zijn de ambassadeurs van de pilot. Maak ze daarvan bewust en gebruik ze bij de communicatie. Een enthousiaste collega zorgt sneller voor acceptatie van de vernieuwing bij zijn collega's.

Natuurlijk is er een persoon die de meeste commitment moet geven, de projectleider. Alle succesvolle pilots hadden een duidelijke overeenkomst, een actieve en zeer gedreven projectleider.

6. Resultaat

Zonder duidelijke verwachtingen heeft een pilot weinig nut. Maar welk resultaat verwacht je? En verwachten anderen hetzelfde resultaat? Voorkom onduidelijkheden over de verwachtingen door een goede afbakening. Spreek af welke controles je gaat uitvoeren. Wordt geen eigenaar van problemen die niets met de introductie van tablets te maken hebben. Leg de focus op het digitaliseren van controles.

7. Trainen, vallen en opstaan

Een succesvolle introductie van nieuwe instrumenten werkt alleen wanneer er veel aandacht is voor het leren van nieuwe vaardigheden. Niet alleen hoe een tablet werkt, maar ook hoe je deze gebruikt tijdens de controle. Vaardigheden leer je niet in 1 dag en leren betekent fouten maken. Herhalen, durven te vallen, opstaan en doorgaan. Sta open voor ideeën en feedback.

8. Budget

Zoals zo vaak gaan de kosten voor de baat. Wat kost een succesvolle introductie van tablets bij handhaving? Eerst maar eens het aantal uren. Reken voor de projectleider 8 tot 16 uur per week gedurende de hele pilot. Aan communicatie ben je ongeveer 16 uur per maand kwijt. De deelnemende toezichthouders blijven hetzelfde werk doen, uitvoeren van controles. Reken extra uren voor training en voortgangsgesprekken, 2 uur per week per persoon. Reken je nog even niet rijk met de besparing die de iPad oplevert. Bestellen, activeren en beheren van tablets en eventuele extra software kost gemiddeld 1 uur per week.

Dan de kosten. Een tablet met 4G (toegang tot internet via het mobiele netwerk) kost € 519. Een abonnement voor internet kost € 30 per maand. De meeste apps (applicaties voor tablets) zijn gratis. Een aantal applicaties voor bijvoorbeeld aantekeningen maken op tekeningen kunnen geld kosten. Reken op € 15 per tablet. Een goede training voor het gebruik van tablets bij toezicht duurt 3 dagdelen en kost € 750 per dagdeel. Licenties voor Digitale Checklisten voor een pilot zijn € 105 per persoon per maand. Gedurende de pilot heb je maandelijks een voortgangsbesprekingen en stel je vragen via de servicedesk (via mail, skype of telefoon). Gemiddeld 8 uur per maand á € 100. Reken voor een project van 3 maanden met 5 toezichthouders dus op 700 uur en € 11.595 (voor tablets, workshops, licenties etc.).

Na een succesvolle pilot is direct een goede besparing haalbaar. Mede omdat de kosten voor de voortgang na de pilot laag zijn. De iPads zijn al aangeschaft en de workshops zijn al gegeven. De belangrijkste kosten voor een vervolg zijn licenties voor Digitale Checklisten, € 75 per licentie per maand*, de maandelijkse data-abonnementen voor de iPads en kosten voor ondersteuning voor het gebruik. Reken bij de laatste op gemiddeld 8 uur per week voor vragen en doorontwikkeling in de eigen organisatie. De gemiddelde maandelijkse kosten voor 5 licenties, dataabonnementen en ondersteuning komt uit op € 1325.

* Kosten van een licentie voor een jaar.

9. Tot slot

Ik ben van mening dat tablets een enorme toegevoegde waarde voor toezicht en handhaving bieden en de verschillende pilots bevestigen dit. Deze richtlijn kan je helpen bij een succesvolle start. Twijfel je aan het nut van tablets bij handhaving? Begin er vooral niet aan. Voor iedereen die durft: DOEN!