Roadmap Digitale Checklisten

Een beetje geschiedenis

Museumstuk: Prototype Digitale Checklisten (2010)

Digitale Checklisten begon als applicatie met checklisten voor milieu, bouw en bodem. Het doel was eenvoudig. Maak het voorbereiden, uitvoeren en afhandelen van inspecties digitaal. Het leverde direct de gewenste kwaliteitsverbetering zoals inzicht in uitgevoerde controles en eenduidige rapportages en brieven. Sinds de start van het bedrijf in 2011 groeit Digitale Checklisten jaarlijks met gemiddeld 35%. Een belangrijke reden van het succes is het feit dat de software leverancier de applicatie constant verder ontwikkelt.

Hoe ziet DC de toekomst?

We vroegen algemeen directeur Lucas Oost Lievense naar zijn ideeën over de ontwikkeling van Digitale Checklisten. "We zien dat gebruikers steeds meer stappen van hun werkprocessen in Digitale Checklisten afhandelen. De afgelopen jaren ontwikkelden we daarom functionaliteiten die essentieël zijn voor ieder werkproces, zoals dossiers, contactpersonen en planning. Daarbij kwamen allerlei varianten van checklistvragen als keuzelijsten, adressen en een digitale handtekening," aldus de algemeen directeur.

"De prijs van een goede standaard met de mogelijkheden van maatwerk"

"We nemen onze gebruikers mee vanuit hun bestaande processen en ontwikkelen nieuwe technieken om de processen eenvoudiger uit te kunnen voeren," vervolgt Oost Lievense. "Vergelijk het met de ontwikkelingen in de kledingindustrie. Je had lange tijd de keuze tussen duur maatwerk of confectie. Partijen als SuitSupply en Pakkend leveren confectie op maat. Mensen hebben dezelfde fysieke kenmerken en kleding is daarop ontworpen. Tegelijkertijd willen we ons als individu kunnen onderscheiden. We willen met Digitale Checklisten hetzelfde bieden. De prijs van een goede standaard met de mogelijkheden van maatwerk," sluit Oost Lievense af.

"Ieder proces is anders"

Hoofd software ontwikkeling Johnny Eradus geeft antwoord op de vraag hoe het ideale procesmanagementsysteem er volgens Digitale Checklisten uit ziet. "We kijken niet zo zeer naar het ultieme werkproces, maar vooral naar de wens van gebruikers om hun ideale proces in te richten," vertelt Eradus. "De afgelopen jaren standaardiseerden we vooral de generieke onderdelen van ieder werkproces. De huidige ontwikkeling richt zich op de onderdelen die voor ieder proces verschillend zijn," aldus Eradus.

Roadmap

Digitale Checklisten gebruikt een roadmap voor de doorontwikkeling van de software. De huidige onderwerpen op de roadmap geven een goed idee van de richting van de software leverancier. De 5 programmeurs werken ieder aan een nieuwe functionaliteit. We vroegen naar de belangrijkste vernieuwingen.

Richt je eigen dashboardpagina's in

Status: Gereleased

Datum: 1-07-2018

Sinds een aantal maanden werkt Johnny Eradus aan een makeover van het het dashboard. De data analyse tool is één van de key features van de compliance software en maakt grote hoeveelheden complexe data toegankelijk. Het doel van Digitale Checklisten laat dan ook niets te raden over. "Veel van onze gebruikers werken dagelijks met Digitale Checklisten. Daarbij leggen ze waardevolle informatie vast. We willen deze data op een zo mooi mogelijke manier presenteren", aldus hoofd software ontwikkeling Johnny Eradus.

"We willen data op een zo mooi mogelijke manier presenteren"

Een van de nieuwe functionaliteiten van het dashboard is het bewaren van gekozen filters. "Gebruikers richten zelf dossiers in en stellen hun eigen checklisten samen. Nu kunnen ze voor iedere checklist en voor elk proces ook een eigen dashboard pagina inrichten," vertelt Eradus tot slot.

Een eerste impressie van het nieuwe dashboard.

Jouw eigen brieven en rapporten

Status: Test
Verwachte release datum: 1-2-2019

Praktisch ieder proces kent op enig moment een document als uitkomst. Digitale Checklisten richtte zich vooral op de juiste inhoud van documenten, maar daarnaast is ook de vorm en het uiterlijk van de documenten belangrijk. "Gebruikers willen graag hun eigen brieven kunnen maken en versturen," legt software ontwikkelaar Victor Gras uit. 

Gras werkte sinds zomer 2017 aan deze functionaliteit die hij koppelt aan het delen van dossiers en checklisten. Een brief of rapport is praktisch altijd gericht aan een externe persoon.

"De controlebrief van de toekomst"

Na het genereren van het gewenste document kan een gebruiker deze dan ook delen met een bestaande of nieuwe contactpersoon. Via een e-mail ontvangt de gebruiker een uitnodiging inclusief het gekozen document. "Door sommige van onze gebruikers al de controlebrief van de toekomst genoemd", sluit een zichtbaar trotse Gras af.

Eigen dossiers inrichten

Status: Beta
Verwachte release datum: 01-01-2018

Zelf je dossiertypes beheren in de nieuwe admin

Ieder werkproces kent zo zijn eigen termen en iedere organisatie zijn eigen processen. Speciaal hiervoor werkt ontwikkelaar Michiel van Oosten aan de mogelijkheid om eigen dossiers in te richten. "Voor verschillende gebruikers richtten wij al dossiers in en ondanks de specifieke achtergrond, waren de wensen technisch vergelijkbaar," vertelt van Oosten. "Gebruikers wilden eigen dossiertypes inrichten, eigen dossiernamen geven en zelf velden toevoegen. Daarom ontwikkelen we een gebruiksvriendelijke beheerdersomgeving waarin iedere organisatie zelf dossiers kan inrichten," aldus de software ontwikkelaar.

Alerts

Status: Beta
Verwachte release datum: 14-03-2019

Digitale Checklisten ondersteunt gebruikers niet alleen bij de uitvoering en afhandeling van hun werkzaamheden, maar zorgt ook voor overzicht in alle geplande werkzaamheden. Om gebruikers nog beter te ondersteunen werkt Jacob Mendoza aan de mogelijkheid om eigen alerts in te richten. Volgens de programmeur zijn alerts een belangrijk onderdeel van het gebruik van Digitale Checklisten. 

Alert van de werkvoorraad

Om maximaal voordeel te halen uit de automatische meldingen kan een gebruiker zelf de inhoud van de alert bepalen. 'En omdat mensen op verschillende momenten aan het werk zijn, kan je zelf bepalen op welk moment van de dag je een alert ontvangt', aldus de programmeur.

Met alerts richt een gebruiker zijn eigen werk precies in zoals gewenst. 'Op die manier blijft een gebruiker eenvoudig op de hoogte van alle belangrijke aspecten van het werk!', sluit Mendoza af.

Handige alerts van je werkvoorraad in Digitale Checklisten

Inzicht en sturing in werkprocessen

Status: Beta
Verwachte release datum: 1-11-2018

Informatie registreer je natuurlijk om inzicht te krijgen in de voortgang en te kunnen sturen op processen. De nieuwe werkvoorraad is hierin een belangrijke schakel. De nieuwe functionaliteit toont van alles dossiertypes de voortgang (status), wie waarmee bezig is en wat er nog openstaat. Richt zelf je overzichten in of filter door in bestaande overzichten. Met de werkvoorraad heb je met één blik overzicht in iedere onderdeel van jouw processen.

Werkvoorraad pagina

Doorontwikkeling

Na bovenstaande onderwerpen ontwikkelt Digitale Checklisten de volgende functionaliteiten:

Major releases

• Nieuwe beheerders omgeving voor het maken en bijhouden van checklisten en checklistvragen
• Planning - uitbreiding van het plannen van werkzaamheden (bulk aanpassingen)
• Uitbreiding dossiervelden
• Workflow
• Vragenboom - Uitbreiding van 'beslisboom' om gebruikers door het proces te leiden
• Uitbreiding mogelijkheden taken

Minor releases

Naast bovengenoemde nieuwe functies met een grote impact (major releases) werken we ieder jaar aan een aantal kleine releases (minor releases). Het gaat hier om relatief kleine functionaliteiten die we als feedback van gebruikers krijgen. Zo maakten we recentelijk de voortgang van het invullen van een n checklist beter zichtbaar door een voortgangsbalk en een melding wanneer alle vragen zijn ingevuld.

De eerstvolgende minor releases zijn:

• Verwijderen van een hele categorie met vragen
• Wissen van een antwoord op een checklistvraag
• Visualisatie van antwoorden in het rapport (pdf)